Jak dokla.cz funguje

1. Založte agendu

Každá firma, jejíž doklady zpracováváte, má vlastní adresu něco@dokla.cz. Klient na ni posílá faktury a účtenky jako přílohy (PDF, JPG, PNG).

2. Doklady se vyčtou

Doklad prochází stavy: Přijato → Zpracovává se → Vyčteno → Odesláno → Exportováno. Pokud se doklad nepodaří přečíst, skončí ve stavu Chyba a můžete ho zkusit zpracovat znovu. Příliš malé soubory (podpisy, loga) se ignorují.

Focení dokladů bez přihlášení

Každá agenda má vlastní veřejnou stránku dokla.cz/<identifikátor agendy>. Odkaz najdete na kartě agendy na přehledu (Kopírovat odkaz). Klient nebo pokladní si ho uloží do telefonu a bez přihlášení může:

  • vyfotit doklad (tlačítko Vyfotit doklad otevře fotoaparát) nebo vybrat soubory (JPEG, PNG, PDF, nejvýše 3 MB). Fotografie se v telefonu před odesláním zmenší;
  • před focením napsat druh dokladu (např. „účtenka zaplacená hotově“) nebo ho předvyplnit klepnutím na tlačítko. Text se předá AI jako účel dokladu a uloží se k dokladu;
  • vidět seznam dokladů agendy, jejich stav a vyčtené údaje a hledat v nich. Soubory ke stažení a exporty tam nejsou.

Nahraný doklad se zpracuje stejně jako příloha e-mailu (stav Přijato → Vyčteno) a počítá se do kreditu. Za hodinu lze do jedné agendy nahrát nejvýše 60 dokladů.

Pozor: odkaz funguje jako heslo. Kdo ho zná, vidí seznam dokladů agendy (dodavatele, částky) a může nahrávat doklady. Posílejte ho jen těm, kdo k tomu mají oprávnění, a nevkládejte ho na veřejné weby.

3. Filtrujte a kontrolujte

V seznamu dokladů lze hledat podle libovolného slova (dodavatel, IČO, číslo, variabilní symbol, popis), a filtrovat podle agendy, typu, stavu, směru (přijaté / vydané), data vystavení, data přijetí a částky. Filtr je součástí adresy – stránku si můžete uložit nebo sdílet.

4. Exportujte

Označte doklady a stáhněte je jako Money S3 (ZIP s XML pro import a originály dokladů), ISDOC (ZIP), JSON nebo CSV pro Excel. U Money S3 se doklady rozdělí podle agendy (IČO) a roku; doklady, které nejsou faktury (výpisy, smlouvy, objednávky), se přeskočí a vypíšou v souboru UPOZORNENI.txt. Při importu musí v Money S3 existovat zkratky předkontací, členění DPH a typů faktur uvedené v pravidlech zaúčtování. Volitelně je můžete rovnou označit jako exportované, aby se vám příště neobjevovaly mezi neexportovanými.

Pravidla zaúčtování (předkontace a další)

Pravidla se nastavují zvlášť pro každou agendu: Přehled → Upravit → Pravidla zaúčtování (YAML). Pole je jen při úpravě existující agendy, ne při zakládání nové. Pravidla říkají AI, jak má doklady zařazovat. Každý klíč se stane polem ve vyčtených datech.

YAML má dvě sekce: Doklad (platí pro celý doklad) a Polozky (platí pro jednotlivé řádky).

Doklad: rada:                      # mapa: AI vybere jednu z hodnot ZBOZI: Pokud je dodavatel Makro a jde o potraviny SLUZBY: Služby jako elektřina, nájem apod. stredisko: Středisko podle místa spotřeby      # text: volné pole typ_dokumentu:             # seznam: výběr z hodnot - faktura - interni: spotřeba mobilního kreditu Polozky: predkontace: PF006: Nákup zboží - potravin PF010: Nákup drobného majetku do 80 000 Kč PF015: Odpočet přijaté zálohové faktury cleneni_dph: 19Ř40,41: Standardní tuzemské plnění
  • Mapa (KLÍČ: popis) – AI smí použít jen tyto klíče a popisy jí říkají, kdy který zvolit.
  • Seznam – stejné, jen bez popisů; položka klíč: popis se bere jako hodnota i popis zvlášť.
  • Text – volné pole s popisem, co do něj AI vyplní.

AI k tomu dostane i popis firmy a případný účel dokladu. Podle nich pozná, zda je doklad přijatý nebo vydaný, a navrhne zaúčtování.

Kde se pravidla projeví

  • Detail dokladu – předkontace a členění DPH jsou u položek, ostatní dimenze v bloku „Návrh zaúčtování“.
  • Export do Money S3 – predkontace dokladu jde do PredKontac (pokud chybí a všechny položky mají stejnou, použije se ta). cleneni_dph jde do KodDPH, stredisko, zakazka a cinnost do stejnojmenných polí, typ_dokladu nebo rada do Typ faktury. Na řádcích se přenáší predkontace a cleneni_dph. Použít lze také zpusob_uctovani (0 = zaúčtovat, 1 = nezaúčtovat) a parsymbol.
  • JSON export obsahuje všechna data včetně dimenzí. ISDOC a CSV je neobsahují.

Na co si dát pozor

  • Pravidla se použijí při vyčtení dokladu. Už vyčtené doklady se po změně pravidel nepřepočítají.
  • Jde o pokyny pro AI, ne o pevné pravidlo typu „dodavatel X → vždy PF006“. Výsledek je dobré zkontrolovat.
  • YAML se při uložení nekontroluje. Chybný zápis se při zpracování tiše ignoruje a doklad se vyčte bez pravidel – po úpravě proto vždy ověřte na nově vyčteném dokladu.
  • Zkratky předkontací a členění DPH se v aplikaci neověřují. Musí existovat v číselnících cílového Money S3, jinak import selže.
  • Předkontaci u hotového dokladu zatím nelze ve webu ručně opravit.